One-stop-shop skąd ta nazwa i dlaczego taki pomysł ?
Na tej podstronie dokładniej wytłumaczymy dlaczego w przypadku projektów termomodernizacji budynków (PTM), zwłaszcza, gdy budynkiem zarządza prywatny inwestor nie będący profesjonalnym zarządcą, ogromną rolę odgrywa sposób zorganizowania prac i dlaczego w ogóle powstała koncepcja o nazwie one stop shop.
Aby było łatwiej poruszać się po tej podstronie poniżej zamieszczony jest jej spis treści; kliknięcie na wybraną pozycję spisu treści przenosi do odpowiedniego akapitu.
1. Wprowadzenie
Wprowadzenie
Właściciele budynków wymagających modernizacji podnoszącej walory energetyczne budynku zazwyczaj potrzebują wsparcia i odpowiedniego ekosystemu. Ich inwestycja lokuje się bowiem w obszarze bardzo skomplikowanym, wymagającym użycia specjalistycznego sprzętu i udziału wyspecjalizowanych operatorów. Projekty modernizacji energetycznej budynków (dalej dla uproszczenia nazywane projektami termomodernizacyjnymi - PTM) wymagają interdyscyplinarnej wiedzy;
| A. Typowej dla budownictwa | B. ale także niekiedy (b. często) wysoce specjalistycznej |
|---|---|
| - architektoniczna | - instalacje specjalne - zewn. np. OZE różnego rodzaju |
| - budowlana/konstrukcyjna | - instalacje wewnętrzne np. aparatura pomiarowa, automatyka |
| - sanitarna/ciepłownicza | - górnicze (zwłaszcza pompy ciepła z dolnym źródłem), |
| - wentylacyjna | - optymalizacja i sterowanie, |
| - elektryczna, | - programistyczne, |
| - przeciw pożarowa. | - telekomunikacyjne |
Wynika z tego wniosek potwierdzony wieloma doświadczeniami, że mało która firma projektowa i prawie żadna firma budowlana z segmentu MŚP jest w stanie podołać samodzielnie złożonemu projektowi PTM, w którym nie chodzi jedynie o instalację standardowych elementów, tylko o zaprojektowanie, zbudowanie i dostrojenie systemu zarządzania energią. Nawet projekty bez takiego systemu zarządzania nie są łatwe do przeprowadzenia ani na etapie projektowania, ani wykonawstwa, jeżeli w grę wchodzi wiele komponentów OZE i automatyki.
W realizację tego typu projektów, nawet jeżeli formalnie ubrane są one w formułę „zaprojektuj i wybuduj” zaangażowanych jest zazwyczaj wiele firm, po które musi sięgnąć generalny wykonawca. Taka kooperacja jest złożona zarówno dla inwestora, generalnego wykonawcy, jak i szeregu podwykonawców – nie zawsze komunikujących się między sobą. Prowadzi to do problemów komunikacyjnych, utrudnia kontrolę i egzekucję.
Jeszcze trudniejsze dla inwestora może być zarządzanie projektem rozłożonym na tradycyjne fazy, związane z:
- badaniem potrzeb i możliwości (audytem energetycznym)
- budowaniem koncepcji,
- projektowaniem poszczególnych usprawnień energetycznych,
- orkiestracją tych projektów,
- rekrutacją wykonawców poszczególnych elementów (zwłaszcza gdy w grę wchodzi stosowanie wymogów ustawowych dotyczących udzielania zamówień publicznych),
- zawieraniem wielostronnych umów (z przewidzianymi konsekwencjami regresowymi w przypadku problemów występujących w choćby jednej z takich umów),
- zarządzaniem harmonogramami prac i koordynacją pomiędzy poszczególnymi robotami i zespołami je realizującymi,
- nadzorem technicznym i budowlanym,
- zarządzaniem sprzężeniami zwrotnymi pomiędzy efektami tych robót,
- odbiorami,
- finansowaniem inwestycji,
- rozliczeniami pomiędzy wszystkimi zaangażowanymi stronami,
- szkoleniem personelu odpowiedzialnego za utrzymanie efektów inwestycji.
Z powodu ogromnej ilości wzajemnych interakcji związanych z powyższymi elementami rzadko który inwestor posiada wiedzę, zasoby i umiejętności wystarczające dla samodzielnego ich obsłużenia w sposób dostatecznie bezpieczny i efektywny. Zazwyczaj sięga w związku z tym po doradców:
- technicznych – inżynierów,
- finansowych,
- organizacyjno-biznesowych,
- prawnych.
To dodatkowo prowadzi do zwielokrotnienia wzajemnych interakcji i dodatkowo prowadzi do komplikacji przedsięwzięcia.
Z powyższych powodów na rynku od pewnego czasu dyskutowana jest[1] koncepcja „one-stop shop” dla PTM (projektów termomodernizacyjnych) oraz szerzej – dla podobnie złożonych projektów efektywności energetycznej. Polega ona na dążeniu do tego, aby inwestor mógł "pod jednym (ang.: "one") dachem", "za jednym podejściem" (ang.: "one-stop") i niejako "w jednym sklepie" (ang.: one-stop-shop) znaleźć rozwiązania dla wszystkich swoich potrzeb. Dlatego w formule one-stop-shop chodzi o to, aby inwestor nie musiał prowadzić rozmów z każdym z wykonawców z osobna - ma mieć do czynienia ze zorganizowaną grupą wykonawczą, z jednym reprezentantem, z którym rozmowy ułatwia mu jego doradca - Opiekun One-stop-shop.
[1] Porównaj np.: https://www.climate-kic.org/news/zolar-completes-e4m-financing-round/ - dla pierwszego prostego one-stop shop-u ograniczonego do kastomizowanych instalacji solarnych dla budynków mieszkalnych, lub
„Przykład projektu poprawy efektywności energetycznej zrealizowany w Polsce w jednostce samorządu terytorialnego w formule niemal one-stop shop” prezentowany podczas konferencji II OKRĄGŁY STÓŁ DOTYCZĄCY FINANSOWANIA EFEKTYWNOŚCI ENERGETYCZNEJ W POLSCE https://ec.europa.eu/energy/sites/ener/files/ii_okragly_stol_dot._finansowania_ee_-_program.pdf
Typowy problem inwestora działającego w schemacie gwiazdy
W tym przypadku inwestor nie mający wystarczających kompetencji musi zatrudniać szereg doradców.
Z każdym doradcą i z każdym wykonawcą komunikuje się oddzielnie.
W efekcie zarządza wielką liczbą relacji.
Dodatkowo na jego barki spada koordynacja prac.
Każdy z wykonawców zabiega o najlepsze warunki dla siebie, ale konkurując z pozostałymi może w efekcie znaleźć się w sytuacji, która jemu również przysporzy problemów.
Problem wykonawcy w systemie gwiazdy
Działając w tym systemie, zwłaszcza wówczas, gdy Inwestor ma małe doświadczenie w koordynacji prac, każdy z wykonawców, o ile nie chce doprowadzić do konfliktów terminowych z pozostałymi uczestnikami, musi sam nawiązać z nimi odpowiednie relacje;
Co więcej, są małe szanse, że jednokrotny kontakt okaże sie wystarczająco skuteczny a ustalenia dotrzymane; najczęściej zatem każdy z zaznaczonych kontaktów będzie wielokrotnie powtarzany i renegocjowany.
Koszmar wykonawców i podwykonawców
Nie tylko jeden, ale praktycznie każdy wykonawca musi jakoś zarządzić relacjami z każdym z pozostałych wykonawców i z niejednym z doradców.
Problem nasila się z czasem w związku z akumulacją spraw do załatwienia przy niedostatecznej koordynacji i rozbieżnych interesach; staje się trudny do zarządzania.
Podwykonawcom brak bezpośredniego dostępu do inwestora jak również do niektórych lub większości pozostałych uczestników – muszą liczyć na pośrednictwo wykonawcy, który ich najął i być może ukrył.
A co nastąpi w chwili odbiorów i rozliczeń?
Jak trudna jest w tej sytuacji rola inwestora i wszystkich wykonawców oraz podwykonawców?
W schemacie one-stop-shop Inwestor "ma na głowie" tylko jedną (ang.: "one") relację
Wykonawcy są zorganizowani w sprawny zespół - konsorcjum - zaś prace są koordynowane przez jeden podmiot - Koordynatora Prac Wykonawczych.
To z tą osobą komunikuje się Inwestor pod czujną opieką merytorycznie przygotowanego do pełnienia tej roli Opiekuna one-stop-shop integrującego porady wszystkich niezbędnych doradców.
